Transparente regnskaper.

 

 

Noen kommuner har åpne eller transparente regnskaper. Med transparente regnskaper vil de som har tilgang til regnskapene kunne se hele regnskapet og ikke bare regnskapet som en selv har ansvar for. Alle ledere vil kunne se hverandre sine regnskaper. Dette gjelder også detaljene i regnskapet, blant annet de enkelte fakturaer. De som ikke har transparente regnskapet har begrenset innsynet slik at hver leder bare har innsyn til regnskapet for sin avdeling/enhet. Det er viktig å påpeke at transparente regnskaper ikke betyr at befolkningen eller hvem som helst har tilgang til detaljer i regnskapet. Innsynet er begrenset til brukerne av regnskapssystemet. Det vil si ledere og andre som har behov for regnskapsrapporter.

Argumenter mot transparente regnskaper.

Mange kommuner og andre vegrer seg for å åpne opp innsynet i regnskapene. Begrunnelsene er ulik og varierer. Noen hevder at regnskapsinformasjonen inneholder taushetsbelagt informasjon som f.eks. sykdomsinformasjon som kan spores på enkeltpersoner. Andre hevder at belastningen på økonomisystemet vil gjøre det tregt eller at det blir mye administrasjon for å regulere åpenheten. Noen vil også mene at informasjonen i regnskapet ikke angår andre enn den enheten det gjelder (samt økonomi og revisjon) og at andre ikke har noe behov for innsyn. Det kan virke skremmende å åpne opp regnskapene dersom det har vært begrenset innsyn i «alle» år. Noen stiller også spørsmål om åpenheten vil virke bakover i tid. Vil andre kunne se mine transaksjoner fra tidligere år? Kan en slik åpenhet skape en kultur hvor vi kontrollerer hverandre og «sladrer» på hverandre og spør om vi ønsker en kontroll-kultur?

Argumenter for transparente regnskaper.

Hovedbegrunnelsen er den samme som for transparancy international som noen kommuner er medlem av ( https://www.transparency.org/ ) og hindre korrupsjon. Når «alle» har innsyn i regnskapene vil risikoen for korrupsjon og/eller tvilsom bruk av midler bli lettere å avdekke. Det er derfor den kulturelle siden av åpenheten som er viktig. Terskelen for å bruke midler på tvilsomme tiltak blir høyere i og med at «alle» andre vil kunne oppdage det. Behovet for internkontrollører vil reduseres. Åpenheten lukker ikke for andre former for korrupsjon, blant annet bestikkelser. Det er grunn til å hevde at fordelene med transparente regnskaper er større enn ulempene. Spesielt gjelder dette dersom det er grunn til å tro at ikke alle transaksjoner og fakturaer tåler dagens lys.

Hva må man tenke på dersom man ønsker å innføre transparente regnskaper?

Før en åpner opp regnskapene bør en informere om at hva som skal skje. Det er ingen grunn til å la åpenheten komme som en overraskelse. Det beste er om det blir kjørt en prosess hvor det informeres om hva som skal skje og hvorfor det blir gjort. Hva som er målet og hensikten bør da komme frem. De som eventuelt er imot bør få slippe til med sine argumenter. Erfaringsmessig vil motstanden være liten i og med at den ofte er begrunnet med at noe ikke tåler dagens lys.

Det er grunn til hindre at taushetsbelagt informasjon ligger i regnskapet. Slik informasjon bør kun være i de ulike saksbehandlingssystem med tilhørende arkivsystem. Selv om en ikke innfører transparente regnskaper bør en hindre at bilag i regnskapet inneholder taushetsbelagt informasjon fordi slik informasjon ikke bør spres på ulike system og en kan miste kontrollen med slike opplysninger.

Når det gjelder det tekniske viser erfaringen at belastningen på systemet ikke øker nevneverdig. De færreste er interessert i å undersøke andres regnskaper. Åpenheten må settes opp i økonomisystemet og brukerne må settes opp med andre tilganger når det gjelder innsyn. Belastningen på systemadministrasjonen er avhengig av hvor mange brukere dette gjelder. Etter at endringen er gjort vil systemadministrasjonen bli den samme.